Fundbüro-Software für Hotels und Beherbergung
Fundbüro-Software für Hotels: vergessene Gegenstände erfassen, Eigentumsnachweise prüfen und Fundsachen per Versand an Gäste zurückgeben. Demo anfragen.
Fundbüro-Software für Hotels: vom Housekeeping-Wagen bis zur Haustür des Gastes
Der Fundsachen-Prozess im Hotel beginnt in einem Zimmer oder einem öffentlichen Bereich und endet bei einem Gast, der längst ausgecheckt hat, oft in einem anderen Land. Das Housekeeping findet ein Ladegerät, eine Uhr oder einen Reisepass, die Rezeption trägt es auf Papier oder in einer gemeinsamen Notiz ein, und dann ruft der Gast an und fragt, ob jemand es gesehen hat. DokiFinder ersetzt diese Schleife durch einen Arbeitsbereich: Mitarbeitende erfassen den Fund mit einem Foto, Gäste melden, was sie vergessen haben, und weisen nach, dass es ihnen gehört, und die Rückgabe wird organisiert und verfolgt, ohne dass die Rezeption den Vermittler spielen muss.
Einen Fund in unter einer Minute erfassen
Eine Zimmerfrau oder ein Mitglied der Rezeption fotografiert den Gegenstand. Die KI liest das Foto und entwirft Art, Farbe, Marke und besondere Merkmale, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter korrigiert den Entwurf, ergänzt Zimmer oder Bereich und Datum und wählt den Lagerort. Der Datensatz erhält eine Referenz, einen Lagerort und eine Aufbewahrungsfrist. Ein gedrucktes Etikett am Gegenstand ordnet das Regal dem Datensatz zu.
Gäste melden, ohne an der Rezeption anzurufen
Ein Gast, der auf der Heimfahrt im Zug merkt, dass etwas fehlt, gibt auf DokiFinder eine Verlustmeldung auf: mit Beschreibung, wenn möglich mit Foto sowie mit Hotel und Aufenthaltszeitraum. Das Melden ist kostenlos, und die Website läuft in 13 Sprachen, sodass internationale Gäste in ihren eigenen Worten schreiben können. Die Meldung wird mit den Gegenständen verglichen, die Ihr Team erfasst hat, und der Gast erfährt, wenn eine Organisation sein Eigentum möglicherweise verwahrt.
Privatsphäre für das, was Gäste zurücklassen
Was in Zimmern gefunden wird, ist oft persönlich: Medikamente, Geräte, Dokumente, Schmuck. Gegenstände, die Ihr Hotel verwahrt, sind standardmäßig privat und erscheinen nicht auf dem öffentlichen Marktplatz. Sie erscheinen nur bei dem Gast, dessen Meldung passt, und nur Ihr Team sieht den vollständigen Datensatz. Fotos von Ausweisdokumenten werden nie an einen KI-Dienst gesendet.
Eigentumsnachweis und Genehmigung
Der Gast stellt den Anspruch auf den Gegenstand und liefert einen Nachweis, zum Beispiel den Inhalt einer Tasche, eine Seriennummer oder ein Foto des Gastes mit dem Gegenstand. Ihr Team prüft den Nachweis, kann im integrierten Chat Fragen stellen und genehmigt oder lehnt ab. Nichts verlässt das Haus, ohne dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter es genehmigt, und jede Entscheidung wird mit der entscheidenden Person und der Uhrzeit protokolliert.
Gegenstände an abgereiste Gäste zurückgeben
Ein Gast, der in der Nähe wohnt, kann den Gegenstand an der Rezeption abholen. Alle anderen wählen den Versand: Das Angebot des Transportunternehmens wird dem Gast vor der Zahlung angezeigt, Ihr Team verpackt das Paket und übergibt es dem Transporteur, sobald das Etikett bereitsteht, und die Sendungsverfolgung aktualisiert sich selbst. Erhebt Ihr Hotel eine Bearbeitungsgebühr, sieht der Gast sie vor der Zahlung. Viele Hotels senden Gegenstände kostenlos zurück, und das ist eine Einstellung, die Sie selbst wählen.
Preise und Aufbewahrungsfristen
Das Hotel zahlt einen festen monatlichen Tarif ohne Gebühr pro Gegenstand. Der kostenlose Tarif umfasst 50 aktive Gegenstände, 3 Teammitglieder und 1 Standort, genug für ein einzelnes Haus. Hotelgruppen mit mehreren Häusern wechseln in einen kostenpflichtigen Tarif, der das Standortlimit erhöht. Sie legen die Aufbewahrungsfrist fest; die Standardfrist entspricht den gesetzlichen sechs Monaten in Deutschland, und Administratoren werden eine Woche vor Ablauf gewarnt.
Frequently asked questions
Braucht ein Gast ein Konto, um etwas Vergessenes zu melden?
Für eine Meldung oder eine Nachricht an andere ist ein kostenloses Konto nötig. Das Durchsuchen von Fundstücken funktioniert ohne Konto.
Können Gäste alles sehen, was das Hotel gefunden hat?
Nein. Gegenstände, die das Hotel verwahrt, sind standardmäßig privat und erscheinen nur bei dem Gast, dessen Verlustmeldung passt.
Wer zahlt den Versand eines Gegenstands an den Gast?
Der Gast zahlt das Angebot des Transportunternehmens, das vor der Zahlung angezeigt wird. Das Hotel zahlt keine Gebühr pro Gegenstand.
Braucht jede Rückgabe die Genehmigung des Personals?
Ja. Der Abgleich schlägt Kandidaten vor, und ein Mitglied Ihres Teams genehmigt jeden Anspruch, bevor ein Gegenstand herausgegeben wird.
Können wir eine Bearbeitungsgebühr erheben?
Sie entscheiden, ob Rückgaben kostenlos sind oder eine Gebühr kosten. Jede Gebühr wird dem Gast vor der Zahlung angezeigt.
Gibt es einen kostenlosen Tarif für ein einzelnes Hotel?
Ja. Der kostenlose Tarif umfasst 50 aktive Gegenstände, 3 Teammitglieder und 1 Standort. Die kostenpflichtigen Tarife erhöhen diese Limits für Gruppen mit mehreren Häusern.
About DokiFinder
DokiFinder is a lost-and-found recovery network for people and organizations. Owners report lost items for free; honest finders report what they found. AI-assisted matching compares the two, the owner's reward is held securely, finders are identity-verified, and the reward is released only after both sides confirm the handover. Available on the web in 13 languages. Reporting is free.